İşinizi kolaylaştıracak en etkili yazılıma sahip olsanız da, hayal ettiğiniz başarıyı yakalayabilmeniz için diğer yönetim sistemleri enstrümanlarını da etkili bir şekilde uyguluyor olmanız gerekir.

Burada yönetim sistemleri enstrümanları detaylarına girmeden, madde madde bir yazılımı nasıl daha etkin kullanabileceğinizi özetlemek istiyoruz.

 

1-Başlangıçta eğitim, sürekli eğitim

QDMS sistemini kurdunuz, alt yapı hazır. Artık öncelikle sistemi devamlı kullanacak personele “QDMS tanıtım ve Bilgilendirme” eğitimlerini vermelisiniz. Devamında bu sefer tüm kullanıcılara “QDMS Tanıtım” eğitimleri planlanmalı.

Yazılım devreye alındıktan sonra bu sefer işe alınan personele verilen “Oryantasyon eğitimleri”ne mutlaka kalite ve QDMS eğitimi verilmeli.

Verilen tüm eğitimler dönem dönem tekrarlanarak Kalite ve QDMS konusu tüm çalışanlara benimsetilmelidir.

 

2-QDMS Hedeflerle Yönetim

QDMS yazılımının tüm personel tarafından kullanılması için pozisyon bazlı tüm personele hedef verilmelidir. Örneğin tüm personele “doküman okuma” konusunda hedef verilebilir.Veya Kalite Birim sorumlularına “gözden geçirilen doküman sayısı” gibi hedefler verilebilir.

Hedef atamaları ile personelin QDMS yazılımına mecburen girmesi, işlem yapması sağlanabilecektir.

(QDMS konusunda bölüm bazlı atanabilecek hedef/göstergeler için  web sitemizdeki diğer yazılarımızı inceleyebilirsiniz)

 

3- QDMS Başarı Ödüllendirilmesi

QDMS konusunda hedeflerini gerçekleştiren tüm personele eğitim ödüllendirilmesi verilebilir. Tabi bu eğitimin çarpıcı özellikleri, 2-3 günlük doğa/deniz özellikli, personelin ilgisini çekecek şekilde olması gerekecektir. Ayrıca en başarılı personele (Örneğin en çok doküman okuyan ilk 5 kişiye) nakit veya nakit özellikle hediyeler verilerek yazılımın çok daha fazla kullanılması sağlanabilir.

 

4-Üst Yönetim Desteği

Kalitenin her adımında olduğu gibi, Kuruma sistemlerin kazandırılmasında da mutlaka Üst Yönetimi eli kullanıcıların üzerinde olmalıdır. Üst Yönetim her vesile ile personele QDMS yazılımını, nasıl giriş yapıldığını, özelliklerini sormalı, çalışanlar QDMS konusunda Üst yönetim sınavında olduğunun farkına varmalıdır.